В CRM для компании «Signal Hall», которая занимается арендой помещений, предусмотрено 5 ролей: суперадминистратор, собственник, директор, администратор и стажёр.
Мероприятия и бронирование
В разделе «Мероприятия» есть фильтры по периоду, залу, клиенту, названию брони и статусу оплаты. По клику на клиента открывается его карточка, а по кнопке с долларом — страница оплаты именно этого события. При удалении события всплывает модальное окно с подтверждением действия, после чего оно уходит во вкладку «Архив», откуда его можно восстановить; прошедшие события видны в отдельной вкладке.
При создании брони можно выбрать несколько залов, период (например, полгода), дни недели и время — CRM проводит проверку на наличие коллизий и показывает все накладки, чтобы перенести время, дату или событие в архив (вручную такая проверка занимала бы до 10 минут). Предусмотрены калькуляция скидки (сумма или процент) и копирование события со всеми полями, кроме клиента.
Календарь
В разделе «Календарь» видна почасовая загрузка залов за день: групповые мероприятия выделены зелёным, индивидуальные — синим (зал могут арендовать несколько клиентов сразу). При наведении на блок мгновенно выводится информация о клиентах за этот час, а по клику открывается окно с переходом в оплаты, редактирование или архив.
Клиенты, оплаты и логирование
В разделе «Клиенты» — поиск по ФИО, компании, ответственному, телефону, e-mail и типу (юр- или физлицо); клиента можно убрать в «Архив» с возможностью восстановления. Из карточки доступны «Оплаты», где виден баланс клиента, суммы по каждому способу платежа (наличные, безнал, банк) и итог с учётом фильтров.
Каждое изменение или удаление платежа фиксируется в «Логировании» — с фильтрами по периоду, клиенту и сотруднику и деталями, с какой суммы на какую.
Залы
Раздел «Залы» — добавление, редактирование и удаление залов; для каждого указывается метраж и максимальное число человек, которое учитывается при проверке новой брони.
Касса, баланс и отчёты
В разделе «Касса» виден баланс за период — выставленные счета и оплаты по ним, с фильтрами по периоду, клиенту, названию брони, типу (приход/расход), способу и виду оплаты (бронирования, депозиты, долги, кафе, кейтеринг). Отсюда можно перейти в «Логирование», «Архив» и «Баланс».
На «Балансе» формируется отчёт за период по трём направлениям (аренда, кафе, кейтеринг) с общим итогом — для закрытия кассы и сверки баланса. Чтобы отчёт за большой период строился быстро, данные пересчитываются по крону и хранятся в одной записи вспомогательной таблицы; пересчёт можно запустить и принудительно за конкретную дату.
Товары и поставщики
Раздел «Товары» — таблица с онлайн-поиском по всем полям и добавлением, редактированием и удалением. В карточке указываются артикул, штрихкод, название, цена и поставщик из раздела «Поставщики» (со своим «Архивом»). Количество на складе высчитывается по данным из вкладки «Приход» раздела «Кафе».
Кафе и кейтеринг
В разделе «Кафе» есть фильтры по периоду, клиенту и способу оплаты, по которым идёт калькуляция данных: суммы по способам оплаты, число операций и товаров, их стоимость и кто проводил операцию. В заказе добавляются позиции, а сумма к оплате подсчитывается автоматически онлайн с учётом скидки.
При вводе первых букв идёт поиск в базе данных с подсказками (название, розничная цена, количество), а поле «EAN» рассчитано на работу со сканером: по штрихкоду автоматически добавляется позиция товара, а при повторном сканировании наращивается его количество. Вкладка «Закупки» учитывает затраты на кафе и участвует в отчёте по балансу.
Раздел «Кейтеринг» устроен так же, но без позиций товаров.
Затраты
В разделе «Затраты» — фильтры по периоду, категории (из таблицы «Категории затрат»), подкатегории (из «Подкатегорий затрат») и способу оплаты. Во вкладке «Отчёт» идёт калькуляция по подкатегориям с учётом фильтров: количество, общая сумма и суммы по способам оплаты.
Справочники и доступы
В разделе «Справочники» — вкладки «Сотрудники», «Категории бронирования» и «Категории поставки». По сотрудникам задаётся роль, от которой зависит, открыт или закрыт доступ в разделы CRM (стажёр видит часть разделов, но ничего не меняет); в профиле можно загрузить фотографию. Категории бронирования и поставки подтягиваются на страницах брони и закупок в «Кафе» и «Кейтеринге».
Результат
Аренда залов, оплаты, касса, кафе и кейтеринг ведутся в одной системе: бронирование проверяется на коллизии за секунды, баланс и отчёты считаются автоматически, а доступ сотрудников разграничен по ролям. Решение масштабируется под новые залы, услуги и точки.
Если вы сдаёте площадки и проводите мероприятия, посмотрите, как устроена CRM для event-агентства — с бронированием, оплатами и отчётами.
Другие наши проекты — в разделе кейсов внедрения CRM.
Нужна такая же система под ваш бизнес? Закажите разработку и внедрение CRM-системы — настроим бронирование, кассу, кафе и отчёты под ваши процессы.
