Для немецкой компании «Maverick», которая занимается дизайном и установкой рекламных стендов на выставках в Европе, мы разработали англоязычную CRM с 6 ролями: администратор, директор, старший проектный менеджер, проектный менеджер, бухгалтер и директор.
Настройки
«Настройки» (Settings) включают разделы «Пользователи» (Users), «Страны» (Countries), «Города» (Cities), «ЭКСПО-центры» (EXPO centers), «Индустрии» (Industries), «Рубрики» (Rubrics), «Выставки» (Trade fairs), «Категории файлов» (File categories), «Услуги» (Service Shop), «Категории расходов» (Cost categories) и «Подкатегории расходов» (Cost sub-categories).
У каждой роли свои права доступа и разрешения на редактирование и удаление данных. В карточке пользователя страна и город подтягиваются из «Стран» (Countries) и «Городов» (Cities) автоматически при наборе: по стране выпадают только её города, а по городу подставляется страна (так же во всех разделах).
Выставки
В разделе «Выставки» (Trade fairs) выбираются страна, город и ЭКСПО-центр, а во вкладке «Индустрии и рубрики» (Industries & Rubrics) при выборе индустрии подтягиваются только её рубрики (их может быть несколько). Эти данные нужны для анализа интересов клиентов — чтобы рекомендовать им подходящие будущие выставки.
Клиенты и поставщики
В разделе «Клиенты» (Clients) — 3 фильтра (название компании, телефон/контакт сотрудника, тип); для «Активного» клиента обязательны все поля, включая банковские реквизиты, а метки обязательности меняются автоматически в зависимости от типа. У клиента есть вкладка «Контактные лица» (Contact persons).
Раздел «Поставщики» (Suppliers) устроен так же; так как поставщиков до 1000, используется плагин Datatable с онлайн-поиском по всем ячейкам, сортировками и пагинацией.
Проекты
На странице «Проекты» (Projects) — множество фильтров (клиент, выставка, период, статус, страна, город, ответственный). При создании проекта по клиенту автоматически загружаются данные его сотрудников (с подстановкой телефона и e-mail), а по выставке автоматически заполняются поля страны, города, ЭКСПО-центра и организатора.
За проектом закрепляется ответственный менеджер, которому создаются авто-задачи для контроля сроков сборки стендов.
Вкладки проекта
Во вкладке «Документы» (Documents) файлы загружаются с категорией из «Категорий файлов» (File categories). На странице «Дизайн» (Design) выбирается дизайнер из «Подрядчиков» (Suppliers) (если дизайн делает «Maverick»), и под сроки создаются задачи для контроля.
На странице «Сборщики» (Builders) видны предложения подрядчиков — победитель с лучшей ценой выделен зелёным, а во вкладке «Калькуляция» (Calculation) считается общая стоимость (при отказе клиента на этапе «Оценка проекта» указывается причина).
В «Дополнительных услугах» (Extra Services) для работ подрядчиков формируются задачи, а на странице «Согласовано» (Approved) — услуги из Service Shop, для которых настраивается возможность задавать сроки и комментарий.
«Добавленные услуги» (Added services) учитываются в доходной части, а в «Других платежах» (Other payments) фиксируются расходы по «Категориям расходов» (Cost categories) и «Подкатегориям расходов» (Cost sub-categories).
На странице «Стоимость проекта» (Project price) видны общая стоимость по контракту, выплата сборщику, предоплата, дата и статус оплаты, а также услуги Service Shop с указанием плательщика (клиент или компания); при изменении данных идёт автоматическая онлайн-калькуляция итоговой стоимости.
Воронка продаж и трансферы
Активные проекты отображаются в «Воронке продаж» (Sales funnel) по статусам, с фильтрами (клиент, выставка, страна, город, ответственный). Проекты можно онлайн перетаскивать между статусами, и тогда идёт автоматический подсчёт количества проектов в столбцах, а при отмене/удалении — пересчёт сумм контракта и выплат с показателем баланса.
Статистика «Трансферы проектов» (Project transfers) с фильтрами по дате и менеджеру показывает, на каком этапе больше всего отмен (слабые места) и какой менеджер чаще доводит сделки до статуса «Полностью оплачен» (Full paid).
В проекте есть таблица с организаторами (Organizers), а вкладка «Задачи» (Tasks) открывает раздел с фильтром по проекту; авто-задачи нельзя менять — после завершения они удаляются автоматически по крону.
Задачи
В разделе «Задачи» (Tasks) 3 вкладки — «Все задачи» (All tasks), «Входящие» (Inbox) и «Исходящие» (Outbox). Доступ ко «Всем задачам» есть только у администратора и директора. Есть фильтры по периоду, автору/ответственному, статусу, просроченности и проекту; выполненные подсвечиваются зелёным, просроченные — красным, а каждый связанный с задачей пользователь получает уведомление.
Доходы, расходы и баланс
Доходы и расходы (Incomes & Outcomes) проектов отражаются в соответствующих разделах, где можно создавать и свои записи: для подсчёта общей суммы за период есть фильтр, а у расходов — ещё и фильтры по категории и подкатегории.
Страница «Баланс» (Balance) делится на проектную (Projects) и кастомную (Other) части: расходы расписаны по категориям и подкатегориям, подсчитываются суммы доходных и расходных частей, из них калькулируется 2 баланса (проектный и кастомный), а их разница даёт итоговый баланс за период с учётом фильтра.
Результат
Выставочные проекты ведутся в одной англоязычной системе от заявки до оплаты: данные клиентов и выставок подставляются автоматически, воронка и задачи держат сроки, а доходы, расходы и баланс считаются онлайн. Решение масштабируется под новые выставки, страны и услуги.
Если у вас рекламное агентство, посмотрите, как устроена CRM для рекламного агентства — с проектами, задачами и финансами.
Другой проект в этой нише — внедрение CRM для производства наружной рекламы.
Нужна такая же система под вашу компанию? Закажите разработку и внедрение CRM-системы — автоматизируем учёт проектов, воронку продаж, задачи и баланс.
