Для компании «Farba», которая занимается производством рекламы, мы разработали CRM-систему с 5 ролями: собственник, управляющий, менеджер, производство и дизайнер. На главной для всех ролей, кроме производства, — дашборд с текущими заказами по статусам и фильтрами (номер заказа, название, приоритет, клиент, сроки, подрядчик); для производства — дашборд с открытыми задачами по приоритету.
Клиенты
В разделе «Клиенты» — таблица с поиском по ФИО, компании, телефону и e-mail и фильтром по источникам клиентов. В карточке выбираются несколько способов и типов оплаты и каналов коммуникации, а во вкладке «Способы доставки» вносятся данные, которые потом ускоряют оформление нового заказа.
Заказы
Страница «Заказы» содержит фильтры по периоду создания, названию, клиенту, источнику, ответственному, номеру заказа, статусу, статусу оплаты, подрядчику, номеру подрядчика, дате поставки, приоритету, дате закрытия, отменённым и первому заказу.
Заказы отмечены цветом по приоритету, по каждому выводится маржа и маржинальность, а сверху — общий отчёт по сумме, расходам, марже и количеству заказов. При выборе клиента автоматически подтягиваются его каналы коммуникации, способы и типы оплаты и доставки, а по статусу появляются дополнительные поля; закрыть сделку можно только при полной оплате.
Товары и услуги
Вкладка «Товары и услуги» самая динамическая — её содержимое формируется онлайн при заполнении подразделов «Широкоформатная печать» (у каждого материала можно добавить пост-обработку), «Продукция» и «Услуги». Данные подтягиваются из справочников с актуальной ценой, и в зависимости от типа идёт расчёт стоимости по 6 формулам — всё онлайн, с формированием финансовых показателей заказа: общая стоимость, скидка (подтягивается из карточки клиента, в процентах и в гривне), сумма со скидкой, оплаты, долг, расходы, маржа и маржинальность.
Расходы, оплаты и документы
Во вкладке «Расходы» видны маржа и маржинальность, а во вкладке «Оплаты» — сумма заказа, оплачено, остаток и статус; любые изменения ведут к пересчёту общих финансовых показателей заказа (после закрытия или отмены все вкладки становятся неактивными). Документы заказа загружаются онлайн с перерисовкой таблицы без перезагрузки страницы, а часть форматов есть возможность просматривать прямо в браузере без скачивания.
Задачи и подрядчики
Раздел «Задачи» разбит на «Входящие» и «Исходящие» (собственник видит все), с фильтрами по периоду дедлайна, ответственному, статусу, просроченности, приоритету, ID задачи и периоду выполнения; задачи выделены цветом по статусу и имеют цветовую отметку приоритета. В разделе «Подрядчики» — контактная информация, банковские реквизиты и несколько способов оплаты.
Справочники
«Справочники» включают «Пользователи», «Константы», «Широкоформатная печать», «Пост-обработка», «Продукция», «Услуги», «Категории расходов» и «Подкатегории расходов».
В «Пользователях» собственник заводит юзеров и назначает им роли, предопределяя права в CRM. «Константы» — значения, которые участвуют в расчётах (например, курс доллара): цены материалов из «Широкоформатной печати» заданы в валюте и автоматически пересчитываются в гривну по курсу, а почасовая ставка дизайнера влияет на расчёт и на автоматическое создание расхода в заказе. «Пост-обработка» тоже с расчётом цены в гривне по курсу.
Данные из «Широкоформатной печати», «Продукции» и «Услуг» используются во вкладке «Товары и услуги», а «Категории расходов» и «Подкатегории расходов» — во вкладке «Расходы» (часть записей зарезервирована под авто-расходы, например категория «Расходы по заказу» и подкатегория «Дизайнер»).
Результат
Производство рекламы ведётся от заказа до оплаты в одной системе: стоимость считается по формулам онлайн, маржа и финансовые показатели пересчитываются автоматически, а курс валют и справочники держат расчёты в актуальном состоянии. Решение масштабируется под рост заказов, материалов и услуг.
Если у вас рекламное производство, посмотрите, как устроена CRM для рекламного агентства — с проектами, задачами и финансами.
Другой производственный кейс — внедрение CRM для типографии.
Нужна такая же система под вашу компанию? Закажите разработку и внедрение CRM-системы — автоматизируем учёт заказов, расчёт стоимости, маржу и справочники.
