Для компанії «Farba», що займається виробництвом реклами, ми розробили CRM-систему з 5 ролями: власник, керівник, менеджер, виробництво та дизайнер. На головній для всіх ролей, крім виробництва, — дашборд з поточними замовленнями за статусами і фільтрами (номер замовлення, назва, пріоритет, клієнт, строки, підрядник); для виробництва — дашборд з відкритими задачами за пріоритетом.
Клієнти
У розділі «Клієнти» — таблиця з пошуком за ПІБ, компанією, телефоном та e-mail і фільтром за джерелами клієнтів. У картці обираються кілька способів і типів оплати та каналів комунікації, а у вкладці «Способи доставки» вносяться дані, які потім пришвидшують оформлення нового замовлення.
Замовлення
Сторінка «Замовлення» містить фільтри за періодом створення, назвою, клієнтом, джерелом, відповідальним, номером замовлення, статусом, статусом оплати, підрядником, номером підрядника, датою постачання, пріоритетом, датою закриття, скасованими та першим замовленням.
Замовлення позначені кольором за пріоритетом, за кожним відображається маржа та маржинальність, а зверху — загальний звіт за сумою, витратами, маржею і кількістю замовлень. При виборі клієнта автоматично підтягуються його канали комунікації, способи й типи оплати та доставки, а за статусом з'являються додаткові поля; закрити угоду можна лише за повної оплати.
Товари та послуги
Вкладка «Товари та послуги» — найдинамічніша: її вміст формується онлайн при заповненні підрозділів «Широкоформатний друк» (для кожного матеріалу можна додати пост-обробку), «Продукція» та «Послуги». Дані підтягуються з довідників з актуальною ціною, і залежно від типу йде розрахунок вартості за 6 формулами — усе онлайн, з формуванням фінансових показників замовлення: загальна вартість, знижка (підтягується з картки клієнта, у відсотках і в гривні), сума зі знижкою, оплати, борг, витрати, маржа та маржинальність.
Витрати, оплати та документи
У вкладці «Витрати» видно маржу та маржинальність, а у вкладці «Оплати» — суму замовлення, сплачено, залишок і статус; будь-які зміни ведуть до перерахунку всіх фінансових показників замовлення (після закриття чи скасування всі вкладки стають неактивними). Документи замовлення завантажуються онлайн з оновленням таблиці без перезавантаження сторінки, а частину форматів є можливість переглядати прямо у браузері без завантаження.
Завдання та підрядники
Розділ «Завдання» поділено на «Вхідні» та «Вихідні» (власник бачить усі), з фільтрами за періодом дедлайну, відповідальним, статусом, простроченістю, пріоритетом, ID завдання та періодом виконання; задачі виділені кольором за статусом і мають кольорову позначку пріоритету. У розділі «Підрядники» — контактна інформація, банківські реквізити та кілька способів оплати.
Довідники
«Довідники» включають «Користувачі», «Константи», «Широкоформатний друк», «Пост-обробка», «Продукція», «Послуги», «Категорії витрат» та «Підкатегорії витрат».
У «Користувачах» власник заводить юзерів і призначає їм ролі, визначаючи права в CRM. «Константи» — значення, що використовуються в розрахунках (наприклад, курс долара): ціни матеріалів із «Широкоформатного друку» задані у валюті й автоматично конвертуються у гривню за курсом, а погодинна ставка дизайнера впливає на розрахунок і на автоматичне створення витрати в замовленні. «Пост-обробка» теж з розрахунком вартості в гривні за курсом.
Дані з «Широкоформатного друку», «Продукції» та «Послуг» використовуються у вкладці «Товари та послуги», а «Категорії витрат» і «Підкатегорії витрат» — у вкладці «Витрати» (частина записів зарезервована під авто-витрати, наприклад категорія «Витрати по замовленню» та підкатегорія «Дизайнер»).
Результат
Виробництво реклами ведеться від замовлення до оплати в одній системі: вартість рахується за формулами онлайн, маржа й фінансові показники перераховуються автоматично, а курс валют і довідники тримають розрахунки актуальними. Рішення масштабується під зростання замовлень, матеріалів і послуг.
Якщо у вас рекламне виробництво, подивіться, як влаштована CRM для рекламної агенції — з проектами, завданнями та фінансами.
Інший виробничий кейс — впровадження CRM для друкарні.
Потрібна така сама система під вашу компанію? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо облік замовлень, розрахунок вартості, маржу та довідники.
