У CRM для рекрутингової компанії «Simha» передбачено 9 ролей: суперадміністратор, адміністратор, координатор, рекрутер, віддалений рекрутер, ресечер, віддалений ресечер, фрілансер і бухгалтер.
Налаштування та довідники
Налаштування на сайті включають розділи «Користувачі», «Права доступу», «Країни», «Міста», «Технології» та «Стеки». У користувача відмічаються месенджери, нік у Skype і сторінка в LinkedIn — за цими даними генеруються посилання, щоб відкрити чат зі співробітником у встановленій програмі.
Для міст і країн передбачено введення кількома мовами (наприклад, польською), що необхідно при парсингу вакансій з інтернет-ресурсів; прив'язка до ID міста потрібна для оптимізації та швидкості пошуку.
Компанії
Розділ «Компанії» зберігає всіх замовників вакансій. Скриптами реалізована можливість додавати та видаляти міста, причому при виборі міста країна підставляється автоматично (а за країною підтягуються лише її міста) — цей механізм використовується по всьому проекту.
Вакансії
У розділі «Вакансії» 5 вкладок: «У роботі», «На холді», «На модерації», «Питання» та «Спарсені». Вакансії не від суперадміна й не від координатора створюються зі статусом «На модерації» та йдуть у роботу після затвердження.
По кожній вакансії можна поставити запитання й адресувати його потрібним ролям, а листування ведеться в модальному вікні без перезавантаження сторінки. У вакансій «На холді» питання-відповіді з часом затираються по крону для оптимізації роботи з БД.
Тут є фільтри — автокомпліти (технологія, друга технологія, країна, місто, компанія) і звичайні (зарплата від, агентство/фрілансери, статус, назва, рівень кандидата).
Таблиця побудована на плагіні Datatable з фіксованим хедером, а переключення сторінок відбувається онлайн, без перезавантаження. Додаткові дані (тіло вакансії, маст-хев, чек-листи та стоп-листи, форма саммері) відкриваються в модальному вікні прямо з таблиці.
Над таблицею — список стеків із підрахунком кількості вакансій, а по кожній вакансії можна зробити копію з уже заповненими полями.
Спарсені вакансії
У вкладці «Спарсені вакансії» зібрані вакансії, спарсені з 5 різних сайтів; їх доповнюють відсутніми полями, і лише потім вони потрапляють в основні вкладки. Окремо вирішено задачу парсити DOCX-файл із сотнями посилань: DOCX перетворювали на XML, а при парсингу рекурсією опрацьовувалося кожне посилання зі статистикою — скільки всього, скільки залишилося і скільки недійсні.
Прикріплені вакансії
Розділ «Прикріплені вакансії» (вакансія + кандидат) має 10 статусів — від «На перевірці» та «Підготовка саммері/CV» до «Оффер», «Прийняв оффер» і «Реджект» — з фільтрами-автокомплітами (компанія, вакансія, кандидат, відповідальний рекрутер і ресечер) та датою останньої співбесіди. Посилання на компанію, вакансію та кандидата клікабельні, а по кліку на статус з'являється модальне вікно з короткою інформацією для швидкого копіювання (фідбек кандидата, фідбек компанії, форма саммері).
Кандидати та ліди
У розділі «Кандидати» 4 вкладки: «У роботі», «Активні», «На модерації» та «Ліди». Можна завантажити резюме кандидата, відкрити створення прикріпленої вакансії, де частина даних уже заповнена, або перейти в «Прикріплені вакансії», де автоматично спрацює фільтр за цим кандидатом.
Є фільтри: пошук за ПІБ, e-mail, телефоном і стажем (стаж рахується автоматично), автокомпліти та рівень кандидата. Кандидат може зареєструватися в системі — для нього можна згенерувати тимчасове посилання. У вкладці «Ліди» доступні парсинг кандидатів з LinkedIn (за скопійованим HTML) та імпорт із CSV-файлу.
Завдання та сповіщення
Розділ «Завдання» — 4 вкладки (вхідні/вихідні та закриті), фільтр за періодом і автором/відповідальним; коментарі можна переглянути в модальному вікні, а прострочені завдання підсвічуються червоним. У CRM є система сповіщень: про нове завдання і зміну його статусу, про прикріплені вакансії, питання й відповіді, дні народження та виплати.
Частина сповіщень формується за кроном — наприклад, нагадування про виплату або про наближення терміну завдання.
Умови співробітництва та виплати
Розділ «Умови співробітництва» зберігає дані за угодою з компанією: податок, випробувальний термін, розрахунок і його порядок, гонорар, реферальні відсотки та хто порекомендував. У розділі «Виплати» 2 вкладки («У процесі» та «Реалізовані») з фільтрами за періодом виходу, закінченням випробувального терміну та відповідальними.
За кожною виплатою підраховується гонорар з урахуванням податку та виплати з урахуванням відсотків координатора, рекрутера й ресечера, плюс реферальні; рекрутер і ресечер бачать лише свої виплати, а суперадмін і бухгалтер — усі, причому перший бачить і сумарний підрахунок за кожною роллю. У системі також працюють незалежні фрілансери під кураторством адміністратора.
Результат
Підбір ведеться в одній системі від вакансії до виплати: питання, парсинг, прикріплені кандидати, завдання та гонорари пов'язані між собою, рутинні операції йдуть за кроном, а доступ 9 ролей розмежований. Рішення масштабується під зростання команди, вакансій і джерел кандидатів.
Якщо ви добираєте персонал, подивіться, як влаштована CRM для кадрового агентства — з воронкою добору, кандидатами та обліком комісій.
Схожий проєкт у цій ніші — кейс впровадження CRM для кадрового агентства.
Потрібна така сама система під вашу компанію? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо облік вакансій, кандидатів, завдань і виплат.
