Для компанії «EXW», яка займається перевезенням товарів з Китаю в Україну, ми розробили CRM-систему з 7 ролями: власник, адміністратор, директор, старший менеджер, менеджер, фінансист і логіст. Основний розділ — «Угоди» з фільтрами за датою створення, статусом, номером угоди, маркуванням, клієнтом, статусом оплати, скасованими, контейнером, відповідальним і датою закриття.
Угоди та статистика
Під фільтрами — фінансова статистика за відібраними угодами: загальний бюджет, сума оплат, загальний борг, загальна вага та об'єм (вага й об'єм підсвічуються червоним, якщо не вказані коефіцієнти для розрахунку собівартості всередині угоди).
Прямо на сторінці можна вказати контейнер для вибраних угод, не відкриваючи кожну картку, а власнику доступний експорт угод у CSV — файл обробляється скриптами циклічно, тож працює на будь-якому обсязі записів.
Картка угоди
Порядковий номер підставляється автоматично, а сам номер формується автоматично з префікса-константи, цього номера та індивідуального номера відповідального, після чого поле «Маркування» заповнюється автоматично (з можливістю правки).
За статусом і роллю відкриваються фінансові поля, на основі яких іде онлайн-калькуляція собівартості, а далі з урахуванням бюджету розраховується комісія відповідального — після завершення угоди вона автоматично створює запис у витратах. При заповненні клієнта автоматично підтягуються його особисті клієнти або клієнти нижче за ієрархією залежно від ролі.
Статуси та видалення угод
Статуси угод суворо регламентовані, і для кожного враховані відповідні права; перемикаються вони послідовно, а повернутися на попередній етап можуть лише власник, адміністратор і директор. Власник і адміністратор видаляють угоди, інші ролі (аж до менеджера) — скасовують із зазначенням причини, і угода зникає з фінансових звітів; перші дві ролі можуть її відновити.
Усі угоди, включно з видаленими, враховуються під час розрахунку статусу «Клієнта», актуального за рік від поточної дати.
Оплати
У угоди є вкладка «Оплати», де в полі суми автоматично підставляється залишок заборгованості, а після кожного платежу йде перерахунок фінансового статусу угоди: «Не оплачено», «Оплачено частково», «Оплачено» та «Оплачено більше» — це потрібно для пошуку боржників і загальних фінансових показників.
Контейнери
У розділі «Контейнери» є фільтри за номером, датою відправлення, датою прибуття та статусом, а під ними — загальні показники: бюджет, витрати, баланс, кількість місць, вага та об'єм. По кліку на номер відкривається сторінка його угод з автофільтром. Статуси контейнера також суворо регламентовані й перемикаються послідовно, причому зміна статусу контейнера каскадно змінює статус усіх пов'язаних угод.
Клієнти
Розділ «Клієнти» — з пошуком за ПІБ, телефоном, e-mail і Telegram та фільтрами за статусом, активністю та відповідальним. Якщо менеджер звільнився, через модальне вікно можна призначити іншого всім його клієнтам (попередньо відфільтрувавши).
Власник і адміністратор можуть актуалізувати статус усіх клієнтів: щоб обробити великий обсяг при перерахунку актуальних об'ємів і визначенні статусів, запити до БД виконуються рекурсивно, доки не оброблено останній.
У таблиці відображається актуальний об'єм за угодами за рік (із загальним показником зверху), є сортування клієнтів за цим об'ємом і сусідня колонка з кількістю угод (включно зі скасованими та видаленими).
Авіа та FCL угоди
У системі є два розділи-«близнюки» з подібним функціоналом — «Авіа-угоди» та «FCL-угоди» (морські перевезення) — з фільтрами за датою створення, статусом, маркуванням, клієнтом, відповідальним і датою закриття. Під ними — загальні показники, включно з фінансовими: бюджет, собівартість, маржа, вага та об'єм (бюджет підсвічується червоним, якщо собівартість не вказана).
Витрати та баланс
Довідники «Категорія витрат» і «Підкатегорія витрат» використовуються при додаванні витрат: при виборі категорії автоматично відображається селект з її підкатегоріями. Частина витрат створюється автоматично в угодах (наприклад, комісія — категорія «Заробітна плата», підкатегорія «Комісія»; такі записи не можна правити та видаляти).
Тут є фільтри за періодом, категорією, підкатегорією, контейнером і співробітником, а дані за контейнером впливають на його баланс; усі зміни витрати логуються (хто, що і коли). У фінансовому звіті «Баланс» — доходи, витрати та загальний баланс за вибраний період (за замовчуванням поточний місяць), із сумами за кожною категорією та підкатегорією.
Результат
Перевезення з Китаю ведуться в одній системі: угоди, контейнери, авіа та морські відправлення, оплати й витрати пов'язані між собою, собівартість і комісії рахуються онлайн, а статуси клієнтів і баланс перераховуються автоматично. Рішення витримує будь-який обсяг записів і масштабується під зростання угод, контейнерів і команди.
Якщо у вас логістика чи перевезення, подивіться, як влаштована CRM для логістики — з угодами, контейнерами та витратами.
Суміжний кейс — впровадження CRM для логістичної компанії.
Потрібна така сама система під вашу компанію? Замовте розробку та впровадження CRM-системи — автоматизуємо угоди, контейнери, оплати та витрати.
